01
Wanneer betaalt u de eventprijs en waarvoor precies
Opzetten is gratis. U betaalt de vaste eventprijs wanneer u publiceert; VeilingMaster rekent geen percentage over wat uw ophaalt.
Betalingen en uitbetaling · 4 min
Helpcentrum voor u veilingavond
Antwoorden op de vragen die commissies stellen: van de eerste kavel tot de uitbetaling op de rekening van de stichting. Zoek, of blader per categorie.
Het meest gelezen
Drie onderwerpen die bijna elke commissie in de week voor het event opent. De volledige lijst staat hieronder.
02
Uw gasten uitnodigen zonder ledenlijst in Excel
Eén deelnamelink volstaat: gasten openen die op hun telefoon, vullen naam en e-mail in en krijgen een biednummer. Wilt u wel vooraf een lijst, dan importeer u die per CSV.
Gasten uitnodigen · 5 min
03
De control room in tien minuten leren bedienen
Kavel op het grote scherm zetten, zaalbod invoeren, afhameren en door naar het volgende kavel. Doorloop dit met de veilingmeester tijdens de generale repetitie.
De avond zelf · 7 min
41 artikelen in 6 categorieën.
Veelgezocht:
Alle artikelen
Aan de slag
6 artikelen
Een account aanmaken voor uw commissie
Maak één organisatie aan en nodig medecommissieleden uit, zodat het event niet vastzit aan één privémailadres.
3 min
Uw eerste event opzetten in vijftien minuten
Naam, datum, locatie en doelbedrag invullen, en daarna kiezen welke modules uw aanzet.
6 min
Kiezen tussen stille veiling, live veiling, loterij en donaties
Wat elke module oplevert, hoeveel voorbereiding hij kost en welke combinaties in de praktijk goed werken.
7 min
Uw logo en kleuren instellen
Upload een logo en kies twee kleuren, alle gastenschermen en e-mails nemen die automatisch over.
4 min
Wat er gebeurt als u publiceert
Publiceren zet uw event live op een openbare link, rekent het eventbedrag af en opent de aanmeldingen.
4 min
Testen zonder dat gasten iets merken
Gebruik de voorbeeldmodus om te bieden, betalen en afhameren met testgegevens, en reset daarna alles.
5 min
Kavels en items
7 artikelen
Een kavel toevoegen met beschrijving en foto’s
De velden die er echt toe doen: titel, waarde, beschrijving en minimaal één liggende foto van 1600 pixels breed.
5 min
Bodstappen en startbedrag kiezen
Een startbedrag rond 30 procent van de waarde en stappen van 5 tot 10 procent leveren in de praktijk de meeste biedingen op.
5 min
Kavels importeren vanuit een spreadsheet
Download het CSV-sjabloon, vul titel, type, startbedrag en bodstap in, en controleer de voorvertoning voor uw importeert.
4 min
De volgorde van de live veiling bepalen
Zet een sterk kavel op één, bewaar het topkavel voor het midden en eindig met iets waar de hele zaal aan mee kan doen.
6 min
Koop-nu-kavels naast biedkavels
Voor plaatsen op een reis of flessen wijn: vaste prijs, beperkte voorraad, direct afrekenen zonder bieden.
4 min
Sluitingstijd van de stille veiling instellen
Kies een tijd tijdens het dessert, niet tijdens het dansen, en zet automatische verlenging aan bij een laat bod.
5 min
Een kavel verbergen, hernoemen of verwijderen
Wat er gebeurt met bestaande biedingen als u een gepubliceerd kavel aanpast, en wanneer u beter een nieuw kavel maakt.
3 min
Gasten uitnodigen
7 artikelen
De deelnamelink delen via WhatsApp en e-mail
Eén link voor u hele gastenlijst, met een QR-code voor op de tafelkaartjes en het scherm bij de ingang.
4 min
Een gastenlijst importeren uit Excel
Kolommen voor naam, e-mail en tafelnummer, dubbele adressen worden samengevoegd in plaats van dubbel aangemaakt.
5 min
Biednummers en paddles toewijzen
Laat het systeem doornummeren of koppel uw eigen paddlenummers, zodat zaal en telefoon in hetzelfde nummer praten.
4 min
Gasten aan tafels koppelen
Tafelnummers maken uw bodenoverzicht leesbaar en helpen bij het uitreiken van kavels na afloop.
3 min
Aanmeldingen en afmeldingen bijhouden
Zie wie zich heeft aangemeld, wie de link nog niet opende en wie zich afmeldde, en stuur gericht een herinnering.
4 min
Mensen laten meebieden die niet in de zaal zijn
Thuisblijvers krijgen dezelfde link en bieden mee op de stille veiling, de live veiling en de loterij.
5 min
Wat gasten aan gegevens moeten invullen
Naam en e-mail volstaan om te bieden, een telefoonnummer is alleen nodig voor betaalherinneringen per sms.
3 min
De avond zelf
7 artikelen
De control room in tien minuten leren bedienen
Kavel op het grote scherm zetten, zaalbod invoeren, afhameren en door naar het volgende kavel.
7 min
Zaalschermen en beamer instellen
Open het presentatiescherm op een tweede laptop, kies volledig scherm en test de resolutie in de zaal, niet thuis.
5 min
Een bod uit de zaal invoeren
Handopsteken en telefoonbiedingen lopen door elkaar heen, met de sneltoetsen houdt u de vaart erin.
4 min
Afhameren en de betaallink versturen
Bij het afhameren krijgt de winnaar direct een iDEAL-link, gemiddeld staat 96 procent binnen 24 uur betaald.
4 min
De loterijtrekking op het grote scherm
Verkoop loten tot het moment van trekken, trek daarna live, de winnaar rolt met animatie in beeld.
5 min
De donatiethermometer live tonen
Toon het opgehaalde bedrag tegen het doel, een zichtbare thermometer levert aantoonbaar meer donaties op.
4 min
Wat te doen bij wifi-uitval en andere storingen
De vier noodprocedures voor de regietafel: netwerk weg, gast komt niet binnen, verkeerd bod, mislukte betaling.
6 min
Betalingen en uitbetaling
8 artikelen
Wanneer betaalt u de eventprijs en waarvoor precies
Opzetten is gratis. Bij publiceren betaalt u één vaste eventprijs, zonder VeilingMaster-percentage over de opbrengst.
4 min
iDEAL, creditcard en Bancontact aanzetten
Welke betaalmethoden uw gasten zien, en waarom iDEAL bij Nederlandse events veruit het hoogste slagingspercentage heeft.
4 min
U Stripe-uitbetaling koppelen aan de stichting
KvK-nummer, IBAN en identiteit van een bestuurder, reken op één werkdag voordat de verificatie rond is.
6 min
Wanneer het geld op de rekening staat
De eerste uitbetaling volgt zeven dagen na de eerste betaling, daarna elke werkdag, met de eventnaam als omschrijving.
4 min
Openstaande betalingen innen na afloop
Automatische herinneringen na 1, 3 en 7 dagen, en hoe u de laatste achterblijvers persoonlijk benadert.
5 min
Een betaling terugbetalen of corrigeren
Volledig of gedeeltelijk terugbetalen vanuit het betalingenoverzicht en wat Stripe met de betaalverwerkingskosten doet.
4 min
Facturen en btw voor uw penningmeester
Waar u de factuur van de eventlicentie vindt, hoe Stripe-kosten worden verwerkt en wat u met btw moet.
5 min
Contant of per bankoverschrijving laten betalen
Registreer een handmatige betaling zodat de winnaar op betaald komt te staan en uw totalen blijven kloppen.
3 min
Na afloop
6 artikelen
Het winnaarsoverzicht gebruiken bij de uitgifte
Per kavel de winnaar, het bedrag, de betaalstatus en het tafelnummer, ook af te vinken op een telefoon.
4 min
Bedankmails versturen naar gasten en gevers
Eén knop voor alle deelnemers, met per gast het eigen totaalbedrag, aan te passen voor u verstuurt.
4 min
Het eindrapport downloaden voor het bestuur
Opbrengst per module, per kavel en per tafel, plus een overzicht dat u zo in de jaarrekening kunt plakken.
5 min
Gegevens exporteren en daarna opschonen
Exporteer gasten, biedingen en betalingen naar CSV en verwijder daarna persoonsgegevens conform de AVG.
4 min
Feedback ophalen bij uw gasten
Een korte enquête een dag na het event levert de cijfers waarmee uw volgend jaar de begroting onderbouwt.
3 min
Uw event kopiëren naar volgend jaar
Neem instellingen, kavelstructuur en huisstijl over, gasten en biedingen blijven bewust achter.
3 min
De avond zelf: als er iets misgaat
Print deze vier procedures en leg ze bij de regietafel. Ze zijn geschreven voor iemand die het platform niet dagelijks gebruikt.
Storing
De wifi valt uit
Biedingen lopen via internet. Zolang de zaal offline is, gaat de veiling door op papier en voert u alles later in.
- 1. Zet de lopende kavel op pauze in de control room, zodat er geen bod half doorkomt.
- 2. Schakel de laptop van de regietafel over op 4G of 5G via uw telefoon, dat is genoeg voor de control room zelf.
- 3. Laat de veilingmeester doorgaan met handopsteken, een tweede persoon noteert kavel, bedrag en biednummer op papier.
- 4. Kondig aan dat mobiel bieden even stilligt, zodat gasten niet blijven tikken op een dood scherm.
- 5. Zodra het netwerk terug is, voert u de zaalbiedingen in via Bod invoeren en hameer u de kavels alsnog af.
- 6. Controleer na afloop het bodenoverzicht op dubbele invoer voordat u de betaallinks verstuurt.
Toegang
Een gast komt niet binnen
Bijna altijd is het een oude link, een typefout in het e-mailadres of een tweede telefoon. In deze volgorde los u het op.
- 1. Laat de gast de link opnieuw openen vanuit de meest recente uitnodiging, oude links van een testronde werken niet.
- 2. Controleer in Gasten of het e-mailadres klopt, en corrigeer eventuele typefouten.
- 3. Stuur vanuit dat scherm een nieuwe deelnamelink, die is binnen een minuut binnen.
- 4. Werkt het nog niet, kies dan Handmatig aanmelden en geef de gast ter plekke een biednummer.
- 5. In het uiterste geval biedt de gast op uw tablet, u voert het bod in onder zijn biednummer.
Correctie
Er is een verkeerd bod ingevoerd
Een bod van € 7.500 dat als € 75.000 in het systeem staat, corrigeer u vóór het afhameren. Daarna kan het ook, maar dan met een extra stap.
- 1. Open het kavel in de control room en klik op het bod in de lijst.
- 2. Kies Bod corrigeren en pas bedrag of biednummer aan, of kies Bod intrekken.
- 3. Het hoogste bod springt automatisch terug naar het bod daaronder, ook op de zaalschermen.
- 4. Meld de correctie hardop, zodat de zaal weet welk bedrag telt.
- 5. Is het kavel al afgehamerd, kies dan Verkoop terugdraaien voordat de gast betaalt.
- 6. Is er al betaald, boek dan een terugbetaling via het betalingenoverzicht en hameer opnieuw af.
Betaling
Een betaling mislukt
Een geweigerde iDEAL-betaling is bijna nooit uw probleem, maar de gast wil het wel meteen opgelost hebben.
- 1. Check in Betalingen de status: openstaand, mislukt of geannuleerd, dat scheelt raden.
- 2. Bij mislukt of geannuleerd stuur u een nieuwe betaallink, de vorige is dan ongeldig.
- 3. Laat de gast het opnieuw proberen met een andere bank of een creditcard, daglimieten zijn de meest voorkomende oorzaak.
- 4. Lukt het ter plekke niet, zet de order dan op Betaal later, de gast krijgt de volgende ochtend automatisch een herinnering.
- 5. Geef het kavel pas mee als de betaling op Betaald staat, of noteer wie er nog open staat.
Spreek vooraf af wie aan de regietafel zit. Tijdens de avond kunt u terecht in het host-dashboard, zonder te wachten op een mailbox.
Staat uw antwoord er niet bij
Stel uw vraag via de contactpagina. Bent u al host, kijk dan ook in het host-dashboard: daar ziet u het event waar het over gaat.
Naar contact