Elk jaar een nieuwe commissie, elk jaar dezelfde stapel werk opnieuw. Deze pagina gaat over de veiling van uw lustrum of gala: hoe uw kavels binnenhaalt, wat uw realistisch mag verwachten, hoe de avond loopt, en hoe uw zorgt dat de volgende commissie niet weer bij nul begint.
Gratis opzetten · publiceren voor € 1.250 · geen percentage over uw opbrengst
Vraag een willekeurige lustrumcommissie waar de kavellijst van vier jaar geleden staat en het antwoord is een naam, geen plek. Bij de oud-praeses in zijn Drive. In de mailbox van de penningmeester die inmiddels in Londen woont. In een groepsapp die niemand meer terugleest. Het gevolg is dat elke commissie opnieuw begint: dezelfde sponsors opnieuw benaderen, dezelfde afspraken opnieuw uitvinden, dezelfde fouten opnieuw maken.
Dat kost niet alleen tijd, het kost geld. Een oud-lid dat drie jaar geleden een kavel doneerde en dit jaar niet wordt gebeld, geeft dit jaar niets. Een sponsor die vorig jaar €2.500 neerlegde en nu een koude mail krijgt van iemand die zijn geschiedenis niet kent, geeft minder. De kennis die weglekt bij een commissiewissel is precies de kennis die de opbrengst bepaalt.
Een vast platform lost dat op door de vraag te verplaatsen. Niet meer wie heeft het bestand, maar het staat in de vereniging. Kavels, sponsors, gasten, opbrengsten en betalingen blijven staan als u zelf vertrekt. De volgende commissie logt in en ziet wat er vorig jaar is gebeurd: welke kavels het hoogst gingen, wie er bood, welke sponsors werden benaderd en wie afhaakte.
Wat blijft staan
Kavellijsten, sponsorcontacten, gastenlijsten en opbrengsten per editie. Toegang loopt via de vereniging, niet via een persoonlijk account. Bij de wissel voegt u de nieuwe commissie toe en verwijdert u de oude, en de geschiedenis blijft intact.
Wat uw overdraagt
De overdracht wordt een gesprek van een half uur in plaats van een zoektocht van drie weken. De nieuwe penningmeester ziet de cijfers van de vorige edities en kan zijn eigen begroting daarop baseren, niet op een schatting.
Zonder vast platform
Met een vast platform
Elke editie staat als los event onder dezelfde vereniging
Sponsors en oud-leden staan in één gedeelde lijst
Opbrengst per kavel, per editie, direct opvraagbaar
Alles via iDEAL, herleidbaar tot naam en tijdstip
Nieuwe commissie begint met de vorige editie als startpunt
De kwaliteit van uw kavels bepaalt de opbrengst meer dan het aantal. Twintig middelmatige kavels halen minder op dan acht goede, en kosten drie keer zoveel werk op de avond zelf.
01
Oud-leden geven eerder een kavel dan geld. Een weekend in het huis in Zeeland, een dag meevaren, een diner thuis, een rondleiding op kantoor. Vraag om iets dat ze zelf bezitten of kunnen regelen, niet om een donatie.
Bel de eerste tien, mail de rest
Noem het bedrag dat het vorig jaar opbracht
Vraag om een datum, niet om een intentie
02
Een bedrijf dat een kavel geeft, wil zijn naam op het grote scherm zien als het kavel wordt afgehamerd. Dat is de tegenprestatie, en die kost u niets. Leg het vooraf vast, zodat u het na afloop kunt aantonen.
Logo bij het kavel in de catalogus
Naam op het scherm bij het afhameren
Terugkoppeling van het bedrag na afloop
03
U hebt twee of drie kavels nodig die de zaal stil krijgen, vijf of zes die goed lopen, en een bodem van kleine kavels voor de stille veiling. Zonder toppen blijft de avond vlak, zonder bodem doet driekwart van de zaal niet mee.
2 tot 3 topkavels boven €2.000
5 tot 8 kavels tussen €400 en €1.500
10 tot 20 kleine kavels voor de stille veiling
Onderstaande verdeling is een werkbare aanname, geen belofte. De grootste variabelen zijn de kwaliteit van uw topkavels en of de zaal na het diner blijft zitten. Reken conservatief richting het bestuur en laat de meevaller een meevaller zijn.
Live veiling, 6 tot 8 kavels
€11.000
Stille veiling, 15 kavels
€5.500
Loterij, 300 loten
€2.500
Donaties in de zaal
€3.000
Totaal opgehaald
€22.000
Vaste eventlicentie
€ 1.250
Netto vóór Stripe-kosten
€20.750
Live veiling, 6 tot 8 kavels
€17.000
Stille veiling, 15 kavels
€8.000
Loterij, 300 loten
€3.000
Donaties in de zaal
€5.000
Totaal opgehaald
€33.000
Vaste eventlicentie
€ 1.250
Netto vóór Stripe-kosten
€31.750
Live veiling, 6 tot 8 kavels
€24.000
Stille veiling, 15 kavels
€11.000
Loterij, 300 loten
€3.500
Donaties in de zaal
€8.500
Totaal opgehaald
€47.000
Vaste eventlicentie
€ 1.250
Netto vóór Stripe-kosten
€45.750
Voorbeeld · Realistisch scenario per gast
Bij 175 gasten. Dat is inclusief de gasten die niets bieden, en dat is ongeveer de helft van de zaal. De actieve helft komt dus uit rond de €380 per persoon.
Let op
Eén pakket van € 1.250 per event, ongeacht hoeveel gasten er komen. VeilingMaster rekent geen percentage over de opbrengst; alleen Stripe-transactiekosten staan apart. Opzetten is gratis, dus u kunt de hele veiling bouwen voordat u beslist.
Het moment waarop u de live veiling doet, bepaalt de opbrengst meer dan bijna alles wat u vooraf doet. Te vroeg en de zaal is nog niet los, te laat en de helft staat bij de bar.
19:30
Gasten scannen een QR-code bij de deur en zijn binnen tien seconden ingelogd, zonder app en zonder account. De stille veiling staat vanaf dat moment open.
20:00
De stille veiling loopt door tussen de gangen. Op de schermen staat de stand, biedingen komen binnen zonder dat iemand hoeft op te staan.
21:30
Zes tot acht kavels, maximaal veertig minuten. Zaalbiedingen en telefoonbiedingen komen op hetzelfde scherm binnen. Afhameren stuurt de betaallink meteen door.
22:15
De trekking direct na de live veiling, terwijl de zaal nog compleet is. Dit is ook het moment voor de donatieronde met een teller op het scherm.
22:30
De stille veiling sluit automatisch. Winnaars krijgen een betaallink, de commissie ziet de eindstand en kan de avond afsluiten met een cijfer op het scherm.
Twee dingen maken het verschil op de avond. Ten eerste een afslager die de zaal kent, bij voorkeur een oud-lid met een grote mond en een goed geheugen voor namen. Ten tweede de zichtbaarheid: als het huidige bod op het grote scherm staat en direct meebeweegt, blijven mensen meebieden. Een veiling waarbij de zaal moet raden hoe hoog het bod staat, valt binnen twee kavels stil.
Het bestuur wil na afloop drie dingen weten: hoeveel is er opgehaald, hoeveel daarvan is daadwerkelijk binnen, en waar is het verschil gebleven. Dat lijkt eenvoudig, maar bij een veiling met contant geld, Tikkies en toezeggingen is het antwoord vaak pas weken later compleet, en dan nog met slagen om de arm.
Omdat alles via iDEAL loopt, is dat verschil er in de praktijk nauwelijks. Bij het afhameren gaat de betaallink meteen naar de winnaar, en het overgrote deel betaalt binnen een dag. Wat openstaat, staat als openstaand in het overzicht, met naam en kavel erbij. U hoeft niemand te vertrouwen op zijn woord en u hoeft niemand achterna te bellen zonder te weten waarover.
Voor de kascommissie of de penningmeester exporteer u het overzicht per kavel, per gast of per betaalmoment. Dat is genoeg om de post in de jaarrekening te onderbouwen zonder dat iemand een schoenendoos met bonnetjes moet doorspitten. En omdat het per editie bewaard blijft, kan het bestuur volgend jaar zien of de nieuwe commissie het beter of slechter deed, in plaats van te discussiëren over gevoel.
Direct opvraagbaar
Afgehamerd bedrag, betaald bedrag en openstaand bedrag. Op elk moment van de avond en op elk moment daarna, zonder dat iemand iets hoeft bij te houden.
Voor de kascommissie
Per kavel de winnaar, het bedrag en het tijdstip van betaling. Per gast het totaal. Klaar om in de boekhouding te plakken of als bijlage bij het jaarverslag te voegen.
Voor de opvolgers
Welke kavels het goed deden en welke niet, en of de opbrengst per gast steeg of daalde. Dat is de enige manier om de volgende editie beter te maken dan de vorige.
Acht weken is krap maar haalbaar, mits u in week acht begint met kavels werven en niet met de zaalindeling. Kavels zijn het enige onderdeel waar uw afhankelijk bent van anderen, en dus het enige onderdeel dat structureel uitloopt.
Week 8
nog 8 weken
Bepaal het opbrengstdoel en waar het geld naartoe gaat, in één zin die u op een scherm kunt zetten. Maak daarna een kavelplan volgens de piramide: twee of drie toppers, een handvol middenkavels, een bodem voor de stille veiling. Zet het event alvast op, dat is gratis en geeft u een plek om alles in te verzamelen.
Week 7
nog 7 weken
Bel de tien oud-leden waarvan uw zeker weet dat ze ja zeggen. Die eerste toezeggingen gebruik u in de tweede ronde als bewijs dat er iets moois staat. Vraag om een concrete toezegging met een datum, niet om een vage intentie, en noteer wie er contact heeft gehad zodat niemand twee keer wordt gebeld.
Week 6
nog 6 weken
Nu de eerste kavels binnen zijn, kunt u bedrijven een concreet verhaal vertellen. Bied zichtbaarheid aan in plaats van dankbaarheid: logo bij het kavel, naam op het scherm bij het afhameren, en na afloop een terugkoppeling van het bedrag dat hun kavel opbracht.
Week 5
nog 5 weken
Voer alles in wat binnen is: titel, beschrijving, foto, startbod en voorwaarden. Een kavel zonder foto haalt aantoonbaar minder op. Beschrijf wat de winnaar krijgt, niet wat de gever heeft gedaan, en zet de geldigheidsduur er expliciet bij.
Week 4
nog 4 weken
Stuur de uitnodiging met de catalogus erbij. Gasten die vooraf zien wat er te winnen valt, komen met een bedrag in hun hoofd. Zet de gastenlijst op orde zodat u op de avond zelf weet wie er binnen is en wie er online meekijkt.
Week 3
nog 3 weken
Publiceer het event en zet de stille veiling open voor wie er niet bij kan zijn. Dat levert vaak een paar duizend euro op voordat de avond begint, en het maakt de zaal op de avond zelf competitiever omdat er al biedingen staan.
Week 2
nog 2 weken
Leg de volgorde van de live kavels vast en spreek het door met de afslager. Zet de sterkste kavel niet als eerste en niet als laatste, maar op plek twee of drie, als de zaal warm is en nog compleet. Regel wie de zaalbiedingen invoert en wie het scherm bedient.
Week 1
de week zelf
Test de schermen in de zaal, controleer het wifi-bereik en loop één kavel volledig door: bieden, overbieden, afhameren, betaallink. Print de QR-codes voor op de tafels. Wat u op de avond zelf niet meer wilt ontdekken, ontdek u nu.
Niet omdat ze dom zijn, maar omdat niemand ze heeft verteld dat het misging. Precies daarom is de overdracht zo belangrijk.
Opzetten is gratis, dus u kunt de hele avond opbouwen voordat uw beslist. Publiceren kan zodra de kavels binnen zijn.